2007/Feb/17

การควบคุมการประชุมเมื่อเป็นพิธีกร

การประชุมในสมาคมสโมสรการกุศลในปัจจุบัน สิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญก็คือการทำให้การประชุมนั้นมีประโยชน์มีความหมายต่อสมาชิก หรือผู้เข้าร่วมประชุม และสิ่งที่สำคัญยิ่งไปกว่านั้นก็คือจะต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นความสำคัญของการประชุม เห็นคุณภาพของการประชุม เห็นการจัดรูปแบบของการประชุม เป็นที่ประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อจะได้มาประชุมในครั้งต่อไปด้วยความกระตือรือล้ม และเต็มใจที่จะมาร่วมประชุม องค์กรการกุศลสากลในต่างประเทศจึงได้ขอความร่วมมือมายังทุกประเทศที่มีสมาคมสโมสรการกุศลนั้นๆสังกัดอยู่ ให้จัดให้มีฝ่ายพิธีการ ที่สามารถพัฒนาพิธีกรที่มีคุณภาพ อันเป็นจุดหมายหรือเป้าหมายในการสร้าง และ พัฒนาผู้นำชุมชน เป็นหนึ่งในเหตุผลสำคัญๆที่มิอาจจะมองข้ามไปได้ นั่นก็คือ พิธีกรควบคุมการประชุม

พิธีกรที่ได้รับหน้าที่เป็นพิธีกรควบคุมการประชุม ก็คือพิธีกรที่มีทั้งหน้าที่ในตำแหน่งพิธีการและพิธีกรควบหน้าที่กันอยู่ ปัญหาและอุปสรรค ของงานในหน้าที่พิธีกรควบคุมการประชุมก็คือ การจัดเรียงวาระการประชุมให้มีประสิทธิภาพร่วมกับประธานหรือเลขาธิการสมาคมสโมสรนั้น ให้ความสำคัญต่อผู้เข้าร่วมประชุมด้วยการให้เกียรติแนะนำเป็นรายตัว เมื่อรูปแบบวาระการประชุมถูกกำหนดไว้แล้วและได้ดำเนินการตามตารางเวลาที่กำหนดแล้ว หากจะมีคนมาสั่งการนอกเหนือจากสคริ้ปกำหนดนั้น พิธีกรจะต้องนำเอามากลั่นกรองก่อนที่จะให้มีการแทรกรายการโดยเด็ดขาด เนื่องจากในการประชุมสำคัญๆมักจะมีการบรรจุวาระอื่นๆไว้ในช่วงท้ายของรายการกระประชุมอยู่แล้ว

ข้อเสนอแนะ พิธีกรที่ควบคุมการประชุมที่ดีก็คือ พูดในเรื่องราวการประชุม ลดการพูดนอกเรื่อง ไม่พูดวกวน ไม่พูดสับสน ไม่พูดวาจาไม่เหมาะสม ต้องสำนึกอยู่เสมอว่าผู้เข้าร่วมประชุมนั้นเสียสละเวลามาร่วมการประชุมต้องการแต่การประชุมที่มีสาระ และที่สำคัญก็คือ ที่ประชุมจะต้องให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุมเสมอ จึงจะทำให้การประชุมนั้นสมบูรณ์แบบ เป็นที่ชื่นชอบชื่นชม อีกทั้งเป็นการเพิ่มคุณค่า มักจะได้รับการพิจารณาจากสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมประชุมต้องการเข้าร่วมประชุมในครั้งต่อๆไป

Comment

Comment:

Tweet


อานุภาพ ไทยอุปถัมภ์
View full profile